سياسة الرقابة الداخلية وآليات الإشراف والمتابعة

سياسة

الرقابة الداخلية وآليات الإشراف والمتابعة

لمؤسسة عبدالعزيز بن عبدالله الجميح الخيرية

 

 

 

 

 

 

أولاً: مقدمة:

تهدف سياسة الرقابة الداخلية وآليات الإشراف والمتابعة على تحديد المسئوليات والصلاحيات الإدارية والتي من شأنها أن تعزز من ضبط مسارات تدفق المعاملات والإجراءات لتمنع مخاطر الفساد والاحتيال، وتعمل هذه السياسة على تحديد المسئوليات والصلاحيات الإدارية التي من شأنها ضبط مسارات تدفق العمليات واتخاذ القرارات وتمنع الفساد والاحتيال، وتسهم في تطوير العملية الإدارية بالمؤسسة

ثانياً: النطاق:

تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في المؤسسة، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات خاصة وفقاً للأنظمة.

ثالثاً: الرقابة بالتقارير الإدارية:

إن التقارير الإدارية يعتمد عليها اعتماد كلي في تقييم أداء المؤسسة، وتوجه هذه التقارير بالدرجة الأولى إلى مجلس الأمناء لأنه الجهة المسؤولة عن اتخاذ القرار في تصحيح الانحراف واتخاذ الإجراءات اللازمة، ويجب أن تعد هذه التقارير بصفة دورية وبشكل منتظم، كما يجب أن يتم إعدادها بطريقة جيدة وواضحة

رابعاً: مبادئ الرقابة والمتابعة

• مبدأ الشمولية: فلابد من ق يام جميع أصحاب السلطة في هيكل المؤسسة بممارسة أنشطة المتابعة لتتمكن المؤسسة من تجنب الثغرات وترتقي بأدائها.

• الدقة والمصداقية: مصداقية ودقة المعلومة من مصدرها أساس عمليات الرقابة والمتابعة لأنها هي التي تساعد على صنع القرار والتوجيه السليم واتخاذ الإجراءات المناسبة.

• التكامل: تؤمن المؤسسة بضرورة تكامل ممارسات الرقابة والمتابعة وأساليبها وإجراءاتها في اللوائح التنظيمية، والخطط الاستراتيجية، والتنفيذية، والأنشطة. ولا يمكن للرقابة أن تحقق أهدافها مالم تكمل هذه العناصر بعضها بعضا.

• الوضوح والبساطة: سهولة نظام الرقابة وبساطته ليصبح في متناول فهم للعاملين والمنفذين مبدأ أساس يسهم في التطبيق الناجح والحصول على النتائج المناسبة.

• سرعة كشف الانحرافات والابلاغ عن الأخطاء: تتطلب الرقابة سرعة كشف الانحرافات والتبليغ عنها وتحديد أسبابها ومعالجتها.

 

 

خامساً: المسؤوليات

تقوم الرقابة على ممارسة السلطة الإدارية للمستويات الإدارية بصورة فعالة. ولكي تؤتي ثمارها فإن كل مستوى من المستويات الإدارية يتحمل جزءا من أجزاء المسؤولية عن نجاح الرقابة والمتابعة.

وعلى جميع العاملين والمنتسبين الذين يعملون بالمؤسسة الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى الإدارة التنفيذية تزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.

وتتم الرقابة على مستويات عدة:

1. مجلس الأمناء: حيث يتمتع بأوسع سلطات الرقابة، وله أذرعه الرقابية، التي منها المراجع الخارجي، المراجع الداخلي واللجنة التنفيذية والمشرف المالي ومراقب الأداء الاستراتيجي.

2. الأمين العام: ويمارس سلطة المتابعة اللصيقة للأنشطة من خلال المتابعة اليومية والاجتماعات والتقارير والمعاينة المباشرة.

3. مديرو الإدارات والأقسام والمشاريع: ويتولى كل منهم ممارسة التدقيق على أعمال التنفيذ ومراجعة التقارير والمخرجات والوثائق بما يضمن سلامة الأداء.

4. العاملون: ويتحمل كل منهم مسؤولية الدقة والمصداقية في أعماله، والالتزام بالإبلاغ عن الأخطاء والثغرات التي قد يلاحظونها.

سادساً: أنشطة الرقابة

1. الرقابة بالتقارير: التقارير الإدارية والمالية أداة فعالة يعتمد عليها في تقييم الأداء. يجب إعداداها بصفة دورية وبطريقة تساعد على تحسين الأداء وإشراك أصحاب المصلحة.

2. الرقابة بالاجتماعات الدورية: تعتمد المؤسسة على الاجتماعات المجدولة كوسيلة فعالة لمتابعة الأنشطة ومعالجة أوجه القصور وتطوير الأداء وتعزيز الرقابة بصورة منتظمة.

3. الرقابة بالفحص والتدقيق: تتبنى المؤسسة هذا الخيار للأنشطة والحالات التي تتطلب فحصا خاصا. من الأمثلة لهذه الأنشطة النشاط المالي، حيث تعتمد المؤسسة على قيام خبير مستقل (مراجع مالي) بمراجعة القيود والفواتير والإجراءات المالية والتقارير للتأكد من سلامتها.

4. الرقابة بالاستطلاعات وتحليل البيانات: نظرا لسعة النطاق الجغرافي لمستفيدي المؤسسة فإن جمع البيانات الميدانية من خلال الوسائل الرقمية / الإحصائية هو أحد السبل لتقييم الواقع والتحقق من وصول الخدمات –كما ونوعا- إلى مستحقيها. وتقوم

المؤسسة – بنفسها أو من خلال مستشارين- بتصميم الاستطلاعات وجمع البيانات وتحليلها للتأكد من مصداقية بعض الأنشطة والمشاريع.